feladatkövetés és csoportmunka Trello-val

A munkám során nagyon összetett, sok feladatból álló projekteken dolgozom. Otthon a családban is teendők várnak, és szerencsére a barátaim is annyi programot szerveznek nekem, hogy úgy éreztem, a hatékonyság kulcseleme egy jól használható feladatkezelő rendszer megtalálása és használatba vétele. Az alábbiakban bemutatom azt, amelyikre a választásom esett, hátha neked is hasznodra lesz.

Mi a Trello?

A Trello egy online csoportmunka-támogató szoftver, amely a projekteket, ötleteket, teendőket és fájlokat táblákon (boards) jeleníti meg. Röviden: a Trello megmutatja, mi a következő teendőd, melyik csoporttag min dolgozik éppen és hogy hol tartasz a teljes folyamatban.

Főbb jellemzői:

• online felület
• többféle mobil applikáció
• akárhány projekt
• szabadon beállítható munkafolyamat
• tagok és szervezetek kezelése
• csatolmányok kezelése Dropbox-ból és Google Drive-ból is
• naptár-integráció
• email-értesítők
• ingyenesség

Táblák, listák és kártyák

A tábla a projektnek vagy a terméknek felel meg, használatukkal a feladatok témákra, csoportokra oszthatók. Lehet példul projektenként egy tábla a munkahelyi feladatoknak, egy újabb meg a családi teendőknek. Minden tábla több listából áll, a listákon pedig kártyák sorakoznak. A listák a feladatok előrehaladását, a folyamat fázisait jelképezik. A kártya a rendszer legkisebb eleme, ami szinte bármit jelképezhet: akár egy új funkciót, egy ötletet, egy ügyfelet, egy lehetséges alkalmazottat, egy ügyfél által bejelentett hibát vagy bármi mást, amit fontosnak tartunk a rendszerben megjeleníteni. A kártyákat egyik listáról a másikra mozgatva jelezhetjük az ügyek előrehaladását. A tagok sok egyéb mellett feliratkozhatnak egy kártyára, hogy értesüljenek a változásairól, beszélgetéseket kezdeményezhetnek egy kártyáról vagy részfeladat-listát készíthetnek hozzá. A kártyákhoz

• határidő rendelhető ("Due date..."),
• felelősök tartozhatnak hozzájuk ("Assign members..."),
• részfeladatokra bonthatók ("Add checklist..."),
• címkékkel láthatjuk el ("Edit Labels...") és
• állományokat csatolhatunk hozzájuk akár Dropbox-ból vagy Google Drive-ból is ("Attach File...").

Lépésről lépésre a gyakorlatban

Bejelentkezéskor az alábbi egyszerű áttekintő kép fogad minket, ahol a tábláink sorakoznak:

A jobb felső sarokban az értesítések száma elég feltűnően látszik, de szerencsére nem ez az egyetlen módja annak, hogy a fontos tennivalókról és a közelgő határidőkről értesüljünk.

A tábla

A "My Boards" alatt az egyik tábla nevére kattintva lehet a táblát megnyitni. Egy tábla például így nézhet ki:

A példában külön listán gyűjtöttem össze az ötleteket, a még megoldásra váró teendőket, az éppen folyamatban lévő feladatokat és az elkészülteket. Természetesen akárhány listát használhatunk, bármilyen nevet adhatunk nekik, ahogy a munkafolyamat megkívánja.

Listák létrehozása

Új listát a táblán a listák fejléce mellett jobbra látható "Add a list..." gombra kattintva hozhatunk létre. A listákat húzással átrendezhetjük.

Kártyák hozzáadása a listákhoz

Minden lista alján látható egy "Add a card..." gomb, ezzel lehet a listára új kártyát készíteni. A kártyákat a listán húzással átrendezhetjük.

Kártyák mozgatása a listák között

A kártyákat egyszerűen fogd-és-vidd módszerrel áthúzhatjuk egyik listáról a másikra. Ha mondjuk elkezdünk vele foglalkozni, a "teendők" listáról áttehetjük a "folyamatban" listára.

Tagok

A jobb felső sarokban látszik a táblához tartozó tagok névsora a "Members" felirat alatt.

Tagok hozzáadása a táblához

Az "Add Members..." gombra kattintva beírhatjuk az illető email-címét vagy felhasználónevét. Ha még nem használja a Trello-t, egy email-t fog kapni, amelyen keresztül regisztrálhat.

Tevékenységnapló

A jobb oldalsávban a táblán végrehajtott módosítások látszanak időrendben. A Trello minden változtatást megjegyez és láthatóvá tesz a tagok számára.

Kártyák szűrése

Ha már nagyon sok kártya van a táblán, könnyebb eligazodni közöttük a szűrés ("Menu | Filter Cards...") használatával. Szövegrészlet, címke, határidő vagy felelős szerint lehet szűkíteni a táblán megjelenő kártyákat. Egy kattintás a személy nevére, egy másik a "Due in the next week" feliratra és máris előttünk vannak a megjelölt személy jövő héten esedékes feladatai. A szűrőfeltételek kombinálhatók egymással.

Archivált elemek keresése

Ha egy kártyára nincs már szükség, archiválni kell. Az ilyen archivált kártyákat is meg lehet nézni az "Archived items..." menüpont alatt.

Matricák, ikonok (“Stickers”)

A kártyákra matricákat, azaz előre gyártott kis ikonokat ragaszthatunk egyszerű rádobással, hogy kiemeljük a többi közül. A matricák jelentését magunknak kell kitalálni.

Kiegészítők ("Power-Ups")

Itt néhány olyan funkció aktiválható a táblára vonatkozóan, ami csak bizonyos célra használt táblák esetén szükséges, mint például 

• a szavazás,
• az öregedés és
• a naptár.

A szavazás ("Power-Ups | Voting") bekapcsolásával lehetővé válik, hogy a tagok szavazzanak a kártyákra. Ez olyan tábláknál lehet hasznos, ahol például egy tervezett termék jellemzőit tartalmazzák a kártyák, a tervezésben részt vevők pedig szavazatukkal jelezhetik, hogy mely tulajdonságokat tartják fontosnak.

Az öregedés ("Power-Ups | Card Aging...") a kártyák áttetszővé vagy rojtossá válásával jelzi, ha a kártyával már nagyon régen foglalkoztunk.

A naptár ("Power-Ups | Calendar...") a sok határidőt tartalmazó összetett projektek esetén lehet hasznos. Egyrészt megnyílik a "naptár" ("calendar") nézet a tábla jobb felső sarkában a menü mellett, másrészt a Google Calendar-ba is beágyazhatjuk a táblán szereplő határidős feladatokat. Ehhez a naptár engedélyezésén kívül az "Enable iCalendar Feed?" opciót is be kell kapcsolni a naptár lapon a "Settings" alatt.

Feliratkozás a tábla változásaihoz kapcsolódó értesítőkre

Ha bekapcsoljuk a "Menu | Subscribe" kapcsolót, akkor a táblán történő változásokról email-értesítőt fogunk kapni. Beállítható, hogy a változáskor azonnal küldje vagy óránként egybecsomagolva.

Jó tudni, hogy a kártyák felelőse ettől függetlenül is kap értesítőt, általában nem kell mindenkinek az egész táblára feliratkoznia.

A kártya

Egy kártyán a következőket láthatjuk, ha rákattintunk:

Határidő hozzárendelése egy kártyához ("Due date...")

Ha a kártya feladatot tartalmaz, itt adhatjuk meg a határidőt dátummal és óra:perccel. A határidő bármikor módosítható vagy törölhető.

Felelősök hozzárendelése egy kártyához ("Assign...")

Egy vagy több tagot rendelhetünk hozzá a feladathoz, akik ettől kezdve értesítést kapnak a változásokról.

Címkék hozzárendelése egy kártyához ("Edit Labels...")

Színekkel jelölhetjük meg a kártyát, egy kártyát egyszerre több színnel is. A színek jelentésének meghatározása a mi feladatunk. A szűrésnél is használhatók a címkék.

Részfeladatok hozzárendelése egy kártyához ("Add checklist...")

A kártyához készíthetünk egy belső feladatlistát, ha a feladatot több lépésben kell végrehajtani. A részfeladatok egyesével kipipálhatók, az előrehaladást a kártyán egy folyamatjelző csík mutatja.

Állományok csatolása egy kártyához ("Attach File...")

Feltölthetünk a számítógépünkről tetszőleges formátumú állományokat a kártyához, de a legjobb, hogy a Dropbox vagy Google Drive felhőtárhelyünkön lévő fájlokat is csatolhatjuk, kártyánként akár többet is.

Kártya átmozgatása másik táblára, másik listára vagy a listán másik pozícióba ("Move...")

Az egérrel történő húzással csak a táblán belül a listák között vagy a listán belül tudjuk mozgatni a kártyákat, ezzel a gombbal viszont áthelyezhetjük egy másik táblára is.

Feliratkozás a kártya változásairól szóló értesítőkre ("Subscribe")

Ha nem vagyunk felelősként hozzárendelve a kártyához, de szeretnénk email-értesítőt kapni a változásairól, akkor azt ezzel a gombbal kérhetjük.

A kártya archiválása ("Archive")

Ha egy kártyára már nincs szükség, törlés helyett archiválni kell. Az archivált kártyákat a menüből később bármikor elő lehet hívni.

A kártya története ("Activity")

A kártyák alján időrendben látható minden változás, amit a kártyán bármelyik tag végrehajtott.

***

A Trello Joel Spolsky cégének, a Fog Creek-nek a terméke. Joel sokat tud a szoftverfejlesztésről, számtalan hasznos cikket írt a témáról (Joel on Software, ha emlékszel), és több remek eszközt adott már a világnak. Köszönet érte.